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Une facture émise a une longue vie. Elle est payée, parfois corrigée par un avoir, transmise à votre comptable, puis elle doit rester là, dix ans, sans bouger d'une virgule. C'est ce que demande la loi, et nous l'avons détaillé dans combien de temps conserver ses factures.
Dix ans, c'est long. Et pendant ces dix ans, dans la plupart des logiciels, une facture soldée reste au même endroit que celles en cours : dans la liste, à portée de clic, encore modifiable par un mauvais geste. Nous avons voulu un geste qui dise clairement « celle-ci est terminée ». Il est en test.
Ce que fait « Archiver »
Sur une facture émise, finalisée, envoyée, payée ou annulée, le menu propose maintenant Archiver. Vous le trouvez à trois endroits : dans le menu de la facture sur la liste, dans le menu de la page de détail, et dans la barre de sélection pour en archiver plusieurs à la fois.
Avant d'archiver, Artinova vous demande de confirmer, parce que c'est définitif :
- la facture est archivée avec ses avoirs émis, et un avoir est archivé avec sa facture d'origine : une facture et ses corrections ne se séparent jamais ;
- elle quitte vos listes par défaut, et se retrouve avec le filtre Archivées, avec un badge « Archivée » et la date d'archivage sur sa page ;
- elle reste consultable et téléchargeable, PDF et fichier transmis compris.
Un brouillon ne s'archive pas : il n'a jamais été émis, il n'y a rien à conserver.
Ce qui devient impossible, volontairement
Une fois archivée, une facture ne bouge plus. Plus de paiement à enregistrer, plus de relance, plus d'envoi par e-mail, plus d'avoir, plus de modification des lignes ou des étiquettes. Une relance automatique en cours s'arrête d'elle-même. Et il n'y a pas de bouton « Désarchiver ».
Ce n'est pas une limite technique, c'est la règle. Une facture conservée dix ans doit rester intacte, et le moyen le plus sûr de garantir qu'on ne la modifiera pas, c'est de ne laisser aucune porte ouverte.
Trois choses restent possibles, parce qu'elles ne changent rien à la facture :
- la dupliquer en un nouveau brouillon de facture ou de devis, pour refaire le même chantier ;
- la geler en cas de contrôle ou de litige ;
- relancer sa transmission à la plateforme agréée si elle avait échoué : la transmettre est une obligation légale, pas une modification.
Une copie que personne ne peut effacer
C'est la partie invisible, et celle que nous avons préféré construire.
Quand une facture est archivée, Artinova en dépose une copie, à l'identique, dans un coffre de stockage verrouillé, hébergé en France chez Amazon Web Services, dans la région de Paris. Ce coffre utilise un mécanisme de verrouillage du stockage lui-même (S3 Object Lock), pas une simple règle dans notre code :
- une fois déposée, la copie ne peut être ni modifiée, ni supprimée, ni par vous, ni par nous, ni par l'hébergeur, tant que sa durée de conservation court ;
- le verrou reste posé pendant toute la durée de conservation de la facture, et encore au moins un an après, pour qu'aucune erreur de manipulation ne l'expose ;
- chaque copie porte l'empreinte numérique (SHA-256) du document : avant de déposer, Artinova vérifie que le fichier est exactement celui de l'émission, et après, que le coffre a bien appliqué le verrou ;
- chaque jour, un contrôle relit un échantillon des copies et compare leur empreinte, leur taille et leur verrou à ce qui a été enregistré. Le moindre écart déclenche une alerte.
Concrètement, nous l'avons vérifié de bout en bout le 12 octobre : une facture archivée depuis l'interface, déposée dans le coffre deux minutes plus tard, verrouillée, avec une empreinte identique à celle enregistrée à son émission.
Ce que ce n'est pas
Nous préférons le dire clairement :
- ce n'est pas un service d'archivage certifié ;
- archiver dans Artinova ne transfère pas votre obligation de conservation, qui reste celle de votre entreprise ;
- le coffre ne remplace pas le reste : toutes vos factures émises sont déjà conservées dix ans dans Artinova, archivées ou non, avec leur date de fin de conservation, et une facture émise ne peut déjà plus être modifiée. Le coffre ajoute une copie verrouillée pour celles que vous avez déclarées terminées.
À vous de tester
C'est une première version, en test. Archivez une facture soldée, cherchez-la avec le filtre « Archivées », essayez de lui ajouter un paiement, et dites-nous ce qui vous surprend.
Le mode d'emploi pas à pas est dans l'aide : archiver une facture. Ce que dit la loi sur la conservation est dans notre guide sur la durée de conservation des factures, et l'ensemble de la réforme sur notre page conformité.
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