Comment archiver une facture ?

Archiver une facture, c'est la déclarer terminée. Elle quitte vos listes, plus rien ne peut la modifier, et une copie verrouillée est conservée dans un coffre de stockage. Elle reste consultable et téléchargeable à tout moment.

L'archivage est définitif. Il n'existe pas de bouton pour désarchiver une facture. Archivez une facture quand vous n'avez plus rien à y faire : payée, ou annulée par un avoir.

Quelles factures peut-on archiver ?

Toute facture émise : finalisée, envoyée, payée ou annulée, et les factures importées depuis votre ancien logiciel. Les avoirs aussi.

Un brouillon ne peut pas être archivé : il n'a jamais été émis. Artinova affiche alors « Un brouillon ne peut pas être archivé. »

Pour archiver, il faut avoir le droit de modifier les factures dans votre espace.

Comment archiver une facture ?

1. Ouvrez Factures.
2. Sur la ligne de la facture, ouvrez le menu …, puis choisissez Archiver. Vous trouvez la même action dans le menu de la page de détail de la facture.
3. Lisez la fenêtre Archiver définitivement ?, puis cliquez sur Archiver définitivement.

Le message « Facture archivée » confirme l'opération, et la facture disparaît de la liste.

Pour en archiver plusieurs à la fois, cochez-les dans la liste, puis choisissez Archiver dans la barre de sélection.

Que deviennent les avoirs ?

Une facture et ses corrections restent toujours ensemble :

• archiver une facture archive aussi ses avoirs émis ;
• archiver un avoir archive aussi sa facture d'origine et les autres avoirs émis sur cette facture.

Un avoir encore en brouillon n'est pas archivé. Il ne pourra plus être finalisé ensuite, mais vous pouvez toujours l'annuler.

Comment retrouver une facture archivée ?

Dans Factures, ouvrez le filtre de statut et choisissez Archivées. Seules les factures archivées s'affichent alors. Les avoirs archivés se retrouvent de la même façon dans la liste des avoirs.

Sur sa page, une facture archivée porte le badge Archivée et la mention « Archivée le… : ce document ne peut plus être modifié. Il reste consultable et téléchargeable. »

Que peut-on encore faire sur une facture archivée ?

Ce qui reste possible :

• la consulter, télécharger son PDF et le fichier transmis à la plateforme agréée ;
• l'inclure dans vos exports et la retrouver dans le centre des archives ;
• la dupliquer en un nouveau brouillon de facture ou de devis ;
• poser un gel en cas de contrôle ou de litige ;
• relancer sa transmission à la plateforme agréée si elle avait échoué.

Ce qui n'est plus possible : enregistrer ou corriger un paiement, envoyer ou renvoyer la facture par e-mail, la relancer, créer un avoir, modifier ses lignes ou ses étiquettes. Une relance automatique en cours s'arrête.

Qu'est-ce que le coffre ?

Quelques minutes après l'archivage, Artinova dépose une copie identique de la facture dans un coffre de stockage verrouillé, hébergé en France. Cette copie ne peut être ni modifiée ni supprimée pendant toute sa durée de conservation, et son empreinte numérique est contrôlée régulièrement. Vous n'avez rien à faire.

Le coffre s'ajoute à la conservation de toutes vos factures émises, archivées ou non, pendant dix ans dans Artinova. Il ne transfère pas votre obligation de conservation, qui reste celle de votre entreprise. Ce que dit la loi est expliqué dans combien de temps conserver ses factures.