Bien commencer avec Artinova

Ce guide vous accompagne de l'invitation que vous avez reçue jusqu'à votre premier tableau de bord. Comptez une quinzaine de minutes.

Vous pouvez le suivre seul, ou avec nous au téléphone. Dans ce cas, nous annoncerons les numéros d'étape à voix haute : « nous sommes à l'étape 3 » renvoie à l'étape 3 ci-dessous, et vous pouvez l'ouvrir directement depuis le sommaire.

Avant de commencer

Artinova est en bêta, sur invitation. Il n'y a pas d'inscription libre : votre espace de travail est créé par notre équipe, puis vous recevez une invitation nominative. Si vous n'avez pas encore reçu la vôtre, écrivez-nous plutôt que de chercher un formulaire d'inscription, il n'en existe pas.

Préparez de quoi renseigner, si nécessaire, le numéro SIRET de votre établissement et l'adresse e-mail de votre entreprise. Nous avons normalement déjà rempli ces informations à la création de votre espace : votre travail à l'étape 4 consiste surtout à les vérifier.

Les modules d'Artinova s'ouvrent les uns après les autres pendant la bêta. Certains écrans portent la mention « Bientôt » : c'est normal, ils ne sont pas encore actifs.

Étape 1. Activer votre invitation

Où se rendre. Dans l'e-mail d'invitation envoyé par Artinova, ouvrez le lien. Il vous amène sur une page intitulée « Créez votre compte Artinova ».

Ce que vous faites. Cochez la case « J'accepte les conditions générales d'utilisation et la politique de confidentialité », puis cliquez sur Activer mon compte. Les deux documents s'ouvrent depuis cette même page si vous voulez les lire avant.

Résultat attendu. La page passe à l'écran de choix du mot de passe, qui est l'étape 2.

Si ça bloque.

• « Un compte Artinova existe déjà pour cette adresse » : vous aviez déjà un compte. Cliquez sur Se connecter, identifiez-vous, et l'invitation reprend toute seule. Vous pouvez alors sauter l'étape 2.
• « Cette invitation n'est plus valable » : le lien a expiré ou a déjà servi. Demandez-nous un nouveau lien.
• « L'activation a échoué » : votre invitation reste bonne, le problème vient de nos serveurs. Réessayez, et prévenez-nous si cela persiste.
• « Votre espace n'est pas encore ouvert » : votre invitation est valable, mais l'espace attend l'enregistrement de votre paiement chez nous. Un nouveau lien n'y changerait rien, signalez-le-nous.
• « Ce n'est pas la bonne adresse » : vous êtes connecté avec un autre compte que celui invité. Déconnectez-vous, puis rouvrez le lien.

Étape 2. Choisir votre mot de passe

Où se rendre. Vous y êtes déjà : l'écran s'intitule « Choisissez un mot de passe ».

Ce que vous faites. Renseignez Nouveau mot de passe et Confirmer le mot de passe, puis cliquez sur Continuer. La liste « Votre mot de passe doit contenir : » se coche au fur et à mesure de votre saisie, ce qui vous dit à quoi il manque quelque chose avant de valider.

Résultat attendu. Votre espace de travail s'ouvre. C'est l'étape 3.

Si ça bloque. Un mot de passe déjà présent dans une fuite de données connue est refusé, de même qu'un mot de passe trop facile à deviner (une date, un prénom, un motif de clavier). Le message vous dit lequel des deux cas s'applique. Ce mot de passe est celui de vos connexions suivantes : enregistrez-le dans votre gestionnaire de mots de passe.

Étape 3. Reconnaître votre espace de travail

Où se rendre. Vous y arrivez automatiquement après l'étape 2. La page s'intitule Tableau de bord.

Ce que vous faites. Rien à saisir ici. Repérez simplement la barre de navigation, qui regroupe vos écrans en sections : Maison, Facturation, Clients, Fournisseurs, CRM, Calendrier. Vos réglages, eux, ne sont pas dans ces sections : ils s'ouvrent depuis le menu de compte, en haut à droite.

Résultat attendu. Un tableau de bord vide, ou presque. À ce stade, le bloc « À traiter » affiche « Rien d'urgent, tout est à jour » : c'est le comportement normal d'un espace neuf, pas une erreur de chargement.

Si ça bloque. Si un message vous dit que vous n'avez pas d'espace de travail actif, ne créez pas de second compte : signalez-le-nous, c'est un rattachement à corriger de notre côté.

Étape 4. Vérifier les informations de votre entreprise

C'est l'étape qui compte le plus, parce que ces informations partent ensuite sur vos devis et vos factures.

Où se rendre. Menu de compte en haut à droite, puis Réglages. La deuxième carte de la page s'intitule Entreprise.

Ce que vous faites. Relisez les champs, corrigez ce qui doit l'être, puis cliquez sur Enregistrer. Nous les avons pré-remplis à partir de votre SIRET lors de la création de votre espace, mais l'annuaire officiel est parfois en retard sur la réalité.

À vérifier en priorité, parce que la facturation électronique les exige :

1. Adresse, Code postal et Ville, qui doivent être ceux de votre établissement.
2. E-mail de l'entreprise.
3. Raison sociale et Forme juridique.

Les autres champs de la carte (Nom commercial, Code NAF/APE, Activité, Nombre de salariés, Complément d'adresse, N° TVA intracommunautaire) peuvent être complétés plus tard. En bas de la carte, la section Facturation électronique porte deux réglages, Taille d'entreprise et Nature d'activité par défaut, qui conditionnent l'activation de la facturation électronique.

Résultat attendu. Le message « Informations de l'entreprise enregistrées » apparaît.

Si ça bloque.

• Le SIRET ne se modifie pas librement : il identifie votre établissement. En cas de déménagement ou de transfert, utilisez le bouton Changer de SIRET. Dans toute autre situation, écrivez-nous.
• Modifier votre identité légale peut demander un code de vérification envoyé par e-mail. C'est voulu.
• Si les champs sont grisés, votre rôle ne permet pas de modifier l'identité légale de l'entreprise. Demandez au propriétaire de l'espace de le faire, ou de vous ouvrir le droit.

Étape 5. Confirmer votre régime de TVA

Où se rendre. Toujours dans Réglages, la carte Régime de TVA, juste sous la carte Entreprise.

Ce que vous faites. Vérifiez le Régime de TVA, l'Exigibilité de la TVA (sur les encaissements, ou sur les débits si vous avez opté pour cette option) et la date En vigueur depuis le.

Résultat attendu. La carte affiche la mention qui sera portée sur vos documents. Si vous êtes en franchise en base, c'est « TVA non applicable, art. 293 B du CGI ».

Si ça bloque. Ce réglage a des conséquences comptables et ne se devine pas à partir de la taille de l'entreprise. En cas de doute, demandez à votre comptable avant de le changer, plutôt qu'après avoir émis une facture.

Votre démarrage est terminé

Les cinq étapes ci-dessus suffisent. Votre espace est ouvert, les informations de votre entreprise sont à jour, votre régime de TVA est confirmé : vous pouvez créer votre premier client, votre premier devis et votre première facture.

Reste un sujet, la facturation électronique. Il ne conditionne rien de ce qui précède, et il a son étape à lui, ci-dessous, à traiter quand vous le voudrez.

Étape 6. Facultative : la facturation électronique

Cette étape est facultative, elle ne se fait pas seul, et rien ne presse. Artinova s'utilise sans elle : devis, factures, clients, chantiers, encaissements et documents fonctionnent normalement.

De quoi il s'agit. À terme, vos factures transiteront par une plateforme agréée par l'administration. Deux situations, aussi normales l'une que l'autre :

• vous n'avez pas encore de plateforme, et la question se posera le moment venu ;
• vous en avez déjà une, par votre logiciel actuel ou par votre comptable, et vous pouvez la garder.

Ce que nous vous demandons de faire maintenant : rien. Le réglage existe, dans Réglages, carte Plateforme agréée, et vous le verrez peut-être passer. N'allez pas au bout de ce parcours de votre côté pour l'instant, même par curiosité : si vous avez déjà une plateforme, le mener jusqu'au bout peut engager un changement de plateforme, et ce n'est pas une décision à déclencher sans vous. Nous la prendrons ensemble, à un moment choisi, après vous avoir dit ce qu'elle change pour vous.

Si un bandeau vous invite à désigner votre plateforme, vous pouvez le laisser. Il signale un réglage à faire un jour, pas un problème à régler aujourd'hui.

Si vous avez une question d'ici là, en particulier si votre comptable vous en parle, écrivez-nous. C'est exactement le genre de sujet où une réponse de notre part vaut mieux qu'une case cochée trop vite.

Ce qui vient ensuite

Votre espace est prêt à recevoir votre premier client et votre premier devis. Les guides correspondants arriveront ici au fur et à mesure de l'ouverture des modules.

Pour revenir dans votre espace les jours suivants, ouvrez app.artinova.fr, ou cliquez sur Se connecter en haut du site artinova.fr : les deux mènent à la même page de connexion. Le lien de votre e-mail d'invitation, lui, ne sert qu'une fois.

Pendant toute la bêta, la voie la plus rapide reste de nous écrire. Nous répondons directement, et un écran qui ne se comporte pas comme ce guide le décrit est une information utile pour nous : signalez-la, même si vous avez trouvé comment vous en sortir.